Postagem realizada em: 25/03/2008 às 16:32:09 - Última atualização em: 30/11/-0001 às 00:00:00
Autor: Jessica Camara Siqueira
Documento eletrônico
• Os documentos eletrônicos, segundo o Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos de 2006, são originados por processos de execução de softwares específicos e/ou de captura de imagem por equipamento ótico ou magnético, em diversos formatos digitais e armazenados em dispositivos físicos de memória.
*Características probatórias do documento eletrônico:
• autenticidade: elementos que informam a origem, manutenção e custódia do documento eletrônico que criado para cumprir determinada função ou consecução de alguma atividade deve ser conservado no âmbito dos procedimentos que o criaram;
• naturalidade: elementos relativos ao processo de acumulação natural do documento eletrônico nas administrações, em função de seus objetivos práticos;
• inter-relacionamento: elementos relativos aos elos existentes entre a documentação produzida ou recebida, os quais são determinados pela ação administrativa para cumprir o seu objetivo e existência;
• unicidade: elemento relativo ao lugar único ocupado por aquele registro na estrutura documental do grupo ao qual pertence, não fazendo sentido em outra administração mesmo que essa seja semelhante.
OBS 1 : Esses elementos podem ser encontrados nos metadados.
O termo metadados foi criado para expressar a forma padronizada de identificar características dos objetos informacionais eletrônicos, significando literalmente “dados sobre dados”, ou seja, “atributos dos dados”. Esse modelo assegura, no âmbito geral, a inter-operação de computadores, redes, sistemas operacionais e aplicações, fornecendo subsídios para o trabalho em conjunto e de intercâmbio das informações
OBS 2: Além dos metadados, outros meios de preservar a fidedignidade do documento eletrônico são:
A assinatura eletrônica é uma compilação, por computador, de qualquer símbolo ou séries de símbolos executados, adotados ou autorizados por um indivíduo para ser o laço legalmente equivalente à sua assinatura manual. Portanto, o documento precisa ser autenticado por uma autoridade competente para produzir efeitos de um documento original, no caso da digitalização.
A assinatura ou certificação digital é baseada em métodos criptográficos de autenticação do originador, computados pelo uso de um conjunto de regras e parâmetros que identifica quem assina e verifica a integridade do dado.
Ambas podem ser colocadas durante o início ou ao final do processo de tramitação do documento, até mesmo quando esse já se encontra em fase permanente e em instituições de custódia.
*GED (Gerenciamento de Documentos Eletrônicos)
Definição
Conjunto de tecnologias utilizadas para a organização da informação de um órgão ou entidade, que podem ser divididas nas seguintes funcionalidades: captura, criação, gerenciamento, armazenamento e distribuição. O principal foco do GED é gerenciar a informação contida no documento a partir da relevância dada pela instituição. (CTDE, 2006: 14; CENADEM, 2006)
*Gestão eletrônica de documentos, GED (ou Enterprise Content Management , ECM - termo mais atual), compõe-se das seguintes soluções:
• Document Imaging
• Document Management
• Engeneering Document Management System – EDMS
• Image Enable
• Enterprise Report Management/ Computer Output to Laser Disk – ERM/COLD
• Forms Processing
• Workflow
a) Sistema de captação, arquivamento e recuperação de documentos (Document Imaging):
Solução tecnológica aplicada a documentos em suportes não digitais e que não sofrerão mais alteração de seu conteúdo informacional no decorrer de seu uso. Aplica-se junto a essa solução, bancos de índices e cadastro documental. São componentes desse ambiente: recursos de captação (scanners e softwares de tratamento), banco de imagens, banco de dados para armazenar os índices, interface de pesquisa, visualização e indexação, recursos de customização e programação, relatórios e segurança. (BALDAM, 2002: 42)
b) Sistema de gerenciamento de documentos (Document Management):
Solução tecnológica que ampara a criação, tramitação, localização, atualização, versões, temporalidade e destinação final dos documentos correntes. São componentes desse ambiente: controle de versões de documentos, uso de modelos de documentos predefinidos ou formulários eletrônicos, integração com programas geradores de novos documentos, gerenciamento de documentos em construção e controle de fluxos documentais. (BALDAM, 2002:43; CENADEM, 2006).
c) Sistema de gerenciamento de documentos técnicos (Engeneering Document Management System – EDMS):
Solução para documentos especificamente técnicos com características de manipular desenhos de grandes dimensões, comparar versões, visualizar, referenciar e enviar documentos produzidos em software CAD (desenho cartográfico, plantas de construções etc). (BALDAM: 2002, 44)
d) Sistema de integração entre programas de processamento de dados (Image Enable):
Solução que anexa documentos digitalizados a programas diversos, como os de banco de dados. São componentes desse ambiente: programas de links dos dados diretamente com a imagem do documento. (BALDAM, 2002: 44)
e) Sistema de automação de fluxos de trabalho (Workflow):
Solução para automatizar e racionalizar os processos administrativos de produção e com isso fazer com que a informação percorra por cada atividade implicada no processo previamente mapeado. (BALDAM, 2002: 46; RONDINELLI, 2004)
f) Sistema de gerenciamento de relatórios (Enterprise Report Management/ Computer Output to Laser Disk – ERM/COLD):
Solução para gerenciar grandes relatórios e balanços a partir de informações integradas por outros sistemas. (BALDAM, 2002: 45)
g) Sistema de processamento de formulários (Forms Processing):
Solução para a produção de modelos de documentos (formulários) cujos conteúdos podem ser reconhecidos por padrões de códigos de barra, marcas etc. (BALDAM, 2002: 45)
*Finalidades essenciais de um GED são:
• analisar os processos e métodos,
• controlar fluxos de atividade,
• suprimir a produção de papel,
• produzir mais documentos eletrônicos,
• digitalizar os que são passíveis disso, e
• empregar demais tecnologias.